开会交流的好方法：先写文档再讨论

博主： Kant
发布时间：2024 年 01 月 26 日
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https://www.bilibili.com/video/BV1dg4y1r7b4/?spm_id_from=333.337.search-card.all.click&vd_source=1c6b6ed64eba3c6663f7fc8aac07459c

中文视频上传者：B站的懂夕夕

[转自阮一峰 - 科技爱好者周刊（第 285 期）：为什么 PPT 不如备忘录]([https://](https://www.ruanyifeng.com/blog/2024/01/weekly-issue-285.html))

# 原文

莱克斯·弗里德曼（Lex Fridman）是一个非常有名的美国主持人，他的播客节目影响很大，很多名人都愿意上他的节目，接受专访。

12月15日的节目嘉宾，是亚马逊公司的创始人贝佐斯。他们一共谈了两个多小时。

贝佐斯已经不担任亚马逊 CEO，只留任董事会，算是半退休了，主要精力都放在他的太空旅游公司"蓝色起源"（Blue Origin）。从现场照片看，他退休后显得更年轻健壮，精力旺盛。

我想分享其中一段，贝佐斯谈[亚马逊是怎么开会的](https://www.facebook.com/watch/?ref=saved&v=1007951996967519)：

主持人问贝佐斯："我听说**亚马逊开会时，不准使用 PPT，发言人必须提交一份六页的备忘录**。这是真的吗？"

这个事情一直是传闻，但这一次，贝佐斯亲口承认确实如此。"新来的人可能会大吃一惊，我们的开会方式与众不同。"

"会议的前30分钟，我们是不说话的。大家在会议室中安静地坐在一起，阅读这份六页的备忘录，在空白处做笔记，过了30分钟才开始讨论。"

这真的很奇怪，你见过半个小时没人说话的会议吗？

贝佐斯解释："你可以说，更好的做法是，大家都提前阅读这些备忘录。但问题是，人们没有时间这样做，他们参加会议只是因为必须出席。"

"我们索性在会议上留出时间，让大家现场阅读材料，然后就可以进行真正高层次的讨论了，所有人都跟得上讨论的主题，不会搞不清一些基本的事实。"

那么，为什么一定要当事人提交六页的备忘录，而不是现场主讲 PPT 呢？

## 书面备忘录的优点：

贝佐斯说，**书面的备忘录要比 PPT 演示，效果好得多**，主要有以下几点原因。

（1）PPT 的设计目的是说服，这是一种销售工具。但是在公司内部，你想要的是真相，而不是业务主管的推销。

（2）PPT 的缺点是，它对作者相对容易，对观众来说却很难抓住要点。备忘录正好相反，写好一份六页的备忘录，对于作者是很难的。

你可能需要两周的时间，先写出初稿，然后再重写，不断加工，确保你的文字是准确和可靠的。所以，备忘录对作者非常困难，但对观众就好多了，半小时的阅读就能搞清楚事情的来龙去脉，也看得出作者对这个问题的熟悉程度。

（3）备忘录可以节省会议时间。如果是 PPT 演示，高管们会不停地打断提问，结果发现答案就在下一张幻灯片。

但是，阅读备忘录时，你必须先把所有问题写在空白处，当你读到最后一页时，发现很多问题已经得到了解答，这就节省了当众提问的时间。

（4）PPT 演示过程中，主讲人也许会根据现场情况，临时决定隐藏或修改一些讲法。备忘录就没有这个问题，主讲人必须事先给出完整描述，你更能了解他的真实想法。

（5）PPT 通常只是一些要点，不是完整的句子，有利于隐藏很多草率的想法。而备忘录是完整的段落，必须有主题句，有动词和名词，你很难隐藏自己的草率思维。

备忘录迫使作者处于最佳状态，你能得到一个人真正最好的想法。如果 PPT 演示，你们可能要讨论很久，发言人才能进入最佳状态。从长远来看，备忘录节省了你的时间。

以上就是贝佐斯不允许使用 PPT 的五点理由。

我觉得这些理由很有说服力。PPT 在国内已经泛滥成灾，大家好像默认，它是开会的标准方式，缺了还不行。这真的要改一下，学习亚马逊的"备忘录开会法"----**先写成文档，再进行讨论**----可能是更好更正确的做法。

这段在视频中主要在下面两个时间点

02:01:43
备忘录相较PPT更能促进高层次讨论，虽撰写困难，但对听众友好，且能节省时间。备忘录作者需具备接受挑战的能力，优秀与否取决于自身努力。PPT主要适合于营销，而内部人不是为了追求营销而是为了追求事实。
02:03:42
通过写作备忘录，可直接洞察他人真实想法，节省时间，提高效率。备忘录写作强调主题句、动词和名词，有叙事结构，逼迫作者发挥最佳水平。PPT则容易掩盖很多问题的细节。

这个采访有很多有意思的内容，YouTube 有[完整的视频]:

https://www.youtube.com/watch?v=DcWqzZ3I2cY

懂夕夕也有做相关视频的[视频文字提要](https://deathfugue.com/archives/20.html)

# 我自己的感悟

实际上我自己在日常生活中的体验上来说，和人会面前，如果要聊一些比较深入的，非生活项内容的话，也是觉得双方先准备一下备忘录，之后再交流，效率会高很多，那怕只是撰写一下提纲，都会很不一样。

首先这能够很显著的提高双方交流的效率，一个人和另一个人待一天，所能交流出来的深度内容可能也就一万字，如果字体是小5号字的话，肯定填不满六页A4纸的，如果让人阅读相关的内容的话，如果对方具有基础的阅读能力，可能40分钟就阅读完了，而且理解的深度与记忆力都会比前者好很多，过一段时间后想回看也能随时在手边调出，这是一种非常好的工作习惯。

第二这样双方见面的时候更容易保障交流的基础，不会鸡同鸭讲，遗漏主要问题。

第三这也让双方都更容易问出好的问题，谈话不会被低水平的，一份简杰的文档就能解决的基本问题而污染，从而保证能更切实的推动学习与交流的向前推进。

最后修改：2024 年 07 月 05 日

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Kant • 2024 年 01 月 26 日

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12月15日的节目嘉宾，是亚马逊公司的创始人贝佐斯。他们一共谈了两个多小时。

我想分享其中一段，贝佐斯谈[亚马逊是怎么开会的](https://www.facebook.com/watch/?ref=saved&v=1007951996967519)：

主持人问贝佐斯："我听说**亚马逊开会时，不准使用 PPT，发言人必须提交一份六页的备忘录**。这是真的吗？"

这个事情一直是传闻，但这一次，贝佐斯亲口承认确实如此。"新来的人可能会大吃一惊，我们的开会方式与众不同。"

"会议的前30分钟，我们是不说话的。大家在会议室中安静地坐在一起，阅读这份六页的备忘录，在空白处做笔记，过了30分钟才开始讨论。"

这真的很奇怪，你见过半个小时没人说话的会议吗？

贝佐斯解释："你可以说，更好的做法是，大家都提前阅读这些备忘录。但问题是，人们没有时间这样做，他们参加会议只是因为必须出席。"

"我们索性在会议上留出时间，让大家现场阅读材料，然后就可以进行真正高层次的讨论了，所有人都跟得上讨论的主题，不会搞不清一些基本的事实。"

那么，为什么一定要当事人提交六页的备忘录，而不是现场主讲 PPT 呢？

## 书面备忘录的优点：

贝佐斯说，**书面的备忘录要比 PPT 演示，效果好得多**，主要有以下几点原因。

（1）PPT 的设计目的是说服，这是一种销售工具。但是在公司内部，你想要的是真相，而不是业务主管的推销。

（2）PPT 的缺点是，它对作者相对容易，对观众来说却很难抓住要点。备忘录正好相反，写好一份六页的备忘录，对于作者是很难的。

（3）备忘录可以节省会议时间。如果是 PPT 演示，高管们会不停地打断提问，结果发现答案就在下一张幻灯片。

但是，阅读备忘录时，你必须先把所有问题写在空白处，当你读到最后一页时，发现很多问题已经得到了解答，这就节省了当众提问的时间。

以上就是贝佐斯不允许使用 PPT 的五点理由。

这段在视频中主要在下面两个时间点

这个采访有很多有意思的内容，YouTube 有[完整的视频]:

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懂夕夕也有做相关视频的[视频文字提要](https://deathfugue.com/archives/20.html)

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